Heldere afspraken.
Alles op één plek.

1. Wie is verantwoordelijk?

Kern Studio (KvK 99676931), gevestigd aan Torenlaan 5, 1402 AT Bussum, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken. Je bereikt ons via studio@goodunusual.nl. Deze verklaring geldt voor bezoekers, zakelijke contactpersonen, prospects, klanten en leveranciers. Als wij voor een klant persoonsgegevens uitsluitend op diens instructie verwerken, geldt daarnaast de verwerkersovereenkomst met die klant; verzoeken over die gegevens behandelen wij met die verantwoordelijke.

2. Contact, afspraken en opdrachten

Als je mailt of contact opneemt, verwerken wij je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bedrijf, functie, website en de inhoud en bestanden die je deelt. Wij gebruiken die om te antwoorden, een afspraak te plannen, een voorstel te maken en de samenwerking uit te voeren. Voor een overeenkomst met jou als natuurlijke persoon, waaronder een eenmanszaak, en jouw verzoek om voorbereidende stappen is de grondslag uitvoering van de overeenkomst. Ben je contactpersoon van een organisatie, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om zakelijke communicatie en de opdracht met die organisatie te verzorgen.

Voor overige vragen en relatiebeheer is ons gerechtvaardigd belang bereikbaar te zijn en relevante zakelijke correspondentie te beheren de grondslag. Wij beperken de gegevens tot wat nodig is en wegen de aard van de relatie, redelijke verwachtingen en privacygevolgen af. Je hoeft geen bijzondere persoonsgegevens, identiteitsbewijs of privé-informatie te sturen die voor de vraag niet nodig is. Zonder de noodzakelijke contact- en opdrachtgegevens kunnen wij je vraag of opdracht mogelijk niet behandelen.

Voor facturering en betaling verwerken wij bedrijfs- en factuurgegevens, contactgegevens, bedrag, transactiereferentie en betaalstatus. Dit doen wij voor de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij de zakelijke afwikkeling, en voor zover wettelijk vereist om aan fiscale en administratieve verplichtingen te voldoen.

3. Afspraken, Google Agenda en Meet

Een kennismaking kun je per e-mail afspreken. Op de afsprakenpagina gebruik je daarnaast ons eigen boekingsformulier, met een koppeling van onze server naar Google Agenda. Het formulier gebruikt je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bedrijf en bericht en het gewenste tijdstip om je afspraak via onze server te verwerken. Je browser laadt hiervoor geen ingesloten Google Agenda en maakt voor deze boekingsfunctie geen rechtstreeks verzoek aan Google.

Onze server controleert de beschikbaarheid en maakt bij een geslaagde boeking de afspraak in Google Agenda aan. Je ontvangt een bevestiging met een agenda-uitnodiging. Wij gebruiken de boekingsgegevens voor planning en communicatie over de afspraak. De grondslag is de overeenkomst of het hiervoor beschreven gerechtvaardigd belang, afhankelijk van met wie wij contact hebben. De bewaartermijnen in onderdeel 7 gelden ook voor deze gegevens. Voor een gesprek kunnen wij Google Meet gebruiken; een Meet-link is niet bij iedere afspraak inbegrepen. Zie ook Google privacy en onze cookie-informatie.

4. Website, beveiliging en analyse

Voor het leveren en beschermen van de website worden technische verzoekgegevens verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsergegevens en foutinformatie. Ons gerechtvaardigd belang is een werkende, veilige website en het onderzoeken van misbruik. Wij beperken toegang en onderzoek tot wat daarvoor nodig is. Hosting wordt verzorgd met Vercel. Wij gebruiken deze gegevens niet om bezoekerprofielen voor reclame op te bouwen.

Op deze website zijn momenteel geen analytics, CRM-volgcodes of advertentiepixels actief. Lettertypen en afbeeldingen worden lokaal geladen. Google Analytics is onderdeel van de hulpmiddelen die wij voor websiteanalyse kunnen inzetten, maar is op deze website momenteel niet actief. Als wij het hier inschakelen, gebeurt dat uitsluitend na voorafgaande toestemming voor analytics; weigeren blijft mogelijk en intrekken wordt even eenvoudig als geven. Vóór activering geven wij informatie over de concrete meting, cookies en bewaartermijnen. Het noemen van zakelijke software betekent niet dat die software hier je bezoek volgt.

5. Zakelijk onderzoek en marketing

Voor het vinden van relevante zakelijke samenwerkingen kunnen wij bedrijfs- en contactgegevens uit openbare bedrijfswebsites, zakelijke profielen en via Clay of andere rechtmatig ingeschakelde zakelijke databronnen gebruiken. Het gaat om naam, zakelijke functie, werkgever, zakelijke contactgegevens, bedrijfswebsite en informatie over de zakelijke relevantie. Openbaarheid maakt gegevens niet vrij van privacyregels. Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens voor prospectonderzoek.

De grondslag voor beperkt zakelijk onderzoek en CRM-beheer is ons gerechtvaardigd belang bij relevante zakelijke relaties. Vóór gebruik beoordelen wij noodzaak, een minder ingrijpend alternatief, bronkwaliteit, verwachtingen van de contactpersoon en privacygevolgen. Als dat belang niet opweegt tegen jouw belangen, verwerken wij de gegevens niet op deze grondslag. We informeren je bij het eerste contact en uiterlijk binnen één maand na verkrijging over de gegevens, concrete bron en je rechten, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Je kunt de beschikbare broninformatie ook bij ons opvragen.

Een gerechtvaardigd belang geeft op zichzelf geen toestemming voor ongevraagde commerciële e-mail, sms of andere elektronische berichten. Wij gebruiken die kanalen alleen met geldige toestemming of binnen een toepasselijke wettelijke uitzondering, met herkenbare afzender en een eenvoudige kosteloze afmeldmogelijkheid. Toestemming kun je altijd intrekken. Tegen gebruik voor direct marketing, inclusief daarmee samenhangende profilering, kun je altijd bezwaar maken: daarna stoppen wij dat gebruik. Voor andere verwerkingen op gerechtvaardigd belang beoordelen wij je bezwaar volgens de AVG.

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of je vergelijkbaar aanmerkelijk treffen. Zakelijke selectie of AI-ondersteund onderzoek geeft daarvoor geen zelfstandige toestemming.

6. Diensten en ontvangers

Wij geven gegevens alleen door voor de beschreven doelen, voor noodzakelijke dienstverlening of als de wet dat verlangt. Onze dienstverleners verwerken gegevens namens ons waar zij verwerker zijn; voor hun eigen wettelijke of zelfstandig bepaalde doeleinden kunnen zij zelf verantwoordelijke zijn. Wij blijven verantwoordelijk voor onze keuze, instructies en eigen gebruik. De relevante diensten zijn:

• Google Workspace, Agenda en Meet: zakelijke e-mail, documenten, afspraken en gesprekken; contactgegevens, communicatie, bestanden en afspraakgegevens. Voor klantgegevens voorziet Google in verwerkingsvoorwaarden. Voor eigen account- en dienstdoeleinden geldt ook Google privacy.
• HubSpot: CRM en relatiebeheer; zakelijke contactgegevens, herkomst, contactgeschiedenis en opdrachtinformatie. Zie de verwerkersovereenkomst en het privacybeleid. Bepaalde eigen diensten, waaronder verrijkingsfuncties, kunnen een andere rol meebrengen; wij beoordelen dit per gebruikte functie.
• GoHighLevel: CRM, opvolging en marketingprocessen waar wij deze dienst inzetten; zakelijke contactgegevens en communicatie binnen dat proces. De eigen boekingsfunctie maakt via onze server afspraken in Google Agenda aan; daarvoor gebruiken wij geen GoHighLevel-boekingswidget. Zie de verwerkingsvoorwaarden en het privacybeleid. Het gebruik van het CRM activeert geen websitevolgcode.
• Vercel: hosting en technische aflevering en beveiliging van de website; verzoek- en loggegevens. Zie de verwerkingsvoorwaarden en de privacyverklaring.
• Upstash: technische opslag voor onze boekingsfunctie om dubbele verwerking en gelijktijdige boekingen te beperken. Wij bewaren daar een hashvingerafdruk van het verzoek, tijdstippen en een afspraak-ID; geen naam, e-mailadres, telefoonnummer of bericht als leesbare formuliervelden. Tijdelijke, met een geheime sleutel gehashte IP-identificatoren beperken misbruik en verlopen na 120 seconden. De boekingsrecords blijven technisch bewaard totdat ze na controle veilig worden opgeruimd; er is geen automatische verwijdertermijn ingesteld.
• Mollie: afhandeling van betalingen; betaal-, identificatie- en transactiegegevens voor zover nodig voor de betaalroute. Mollie heeft als betaaldienstverlener eigen verantwoordelijkheden, onder meer voor fraudepreventie en wettelijke controles. Wij ontvangen gegevens voor afstemming van de betaling, zoals status en referentie. Zie Mollie privacy.
• Clay: zakelijk onderzoek en verrijking; zakelijke contact- en bedrijfsgegevens en broninformatie. Clay en aangesloten databronnen kunnen afhankelijk van hun activiteit verschillende rollen hebben. Wij beoordelen de rechtmatigheid van onze selectie en het verdere gebruik. Zie het privacybeleid en de verwerkingsvoorwaarden.
• Google Analytics: websiteanalyse wanneer afzonderlijk ingeschakeld; bijvoorbeeld pagina- en gebeurtenisgegevens, online identificatoren en technische apparaatinfo. Momenteel niet actief op deze eigen website. Zie Google Analytics en gegevensbescherming.

Overige meet- en advertentiediensten: Google Ads, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag en Vercel Web Analytics kunnen deel uitmaken van een afzonderlijk gekozen meet- of campagne-inrichting. Deze zijn op onze huidige website niet actief. Google Ads, Meta Pixel en LinkedIn Insight Tag kunnen bij activering bezoek- en conversiegegevens, online identificatoren en technische gegevens verwerken voor advertentiemeting en doelgroepen; dit doen wij op deze website alleen na voorafgaande toestemming. Vercel Web Analytics is bedoeld voor bezoekstatistieken en wordt vóór eventuele activering op de concrete inrichting en toestemmingsvereisten beoordeeld. Voor die activering informeren wij je over gegevens, rollen, bewaartermijnen en instellingen. Zie Google advertentieprivacy, Meta privacy, LinkedIn privacy en Vercel Analytics privacy.

Ook adviseurs of bevoegde instanties kunnen noodzakelijke gegevens ontvangen voor administratie, een concrete rechtsvordering of een wettelijke verplichting. Wij verkopen jouw contactgegevens niet als adressenbestand.

7. Bewaartermijnen

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen als eigen bewaarbeleid. Bij het bereiken van de termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een hieronder genoemde specifieke uitzondering geldt. Dit beleid is geen belofte dat iedere leverancier gegevens automatisch op hetzelfde moment uit alle technische systemen wist.

• Vragen, kennismakingen en niet aanvaarde voorstellen: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Verrijkte prospectgegevens zonder daadwerkelijk contact: maximaal 6 maanden na de laatste verrijking. Alleen geautomatiseerd opnieuw verrijken of een interne update start de termijn niet opnieuw; verlenging vraagt een nieuwe gedocumenteerde beoordeling en concrete zakelijke aanleiding. Ontstaat werkelijk contact, dan geldt de termijn voor vragen of de klantrelatie.
• Operationele klantgegevens en projectcorrespondentie: gedurende de samenwerking en maximaal 24 maanden na het einde, voor ondersteuning, overdracht en afwikkeling. Een langer overeengekomen actieve beheeropdracht heeft een eigen doel en termijn.
• Fiscale basisadministratie: 7 jaar vanaf het moment dat de gegevens voor de bedrijfsvoering niet meer actueel zijn. Bij een doorlopend contract begint de termijn dus niet automatisch bij de eerste factuur; verplicht langer te bewaren gegevens bewaren wij volgens de toepasselijke wettelijke termijn.
• Eigen kopieën van technische fout- en beveiligingslogs: maximaal 30 dagen na vastlegging, tenzij nodig voor een concreet incident. Voor technische logs die een hosting- of andere leverancier zelf beheert, volgen de termijnen uit diens toepasselijke dienstvoorwaarden en inrichting; wij bewaren niet standaard extra kopieën.
• Afmeld- en bezwaarregistratie: alleen de minimale contactidentificatie, datum en reikwijdte zolang nodig om ongewenst hernieuwd contact te voorkomen. Wij beoordelen de noodzaak jaarlijks.

Gegevens die aantoonbaar nodig zijn voor een concreet geschil, rechtsvordering, wettelijke verplichting of incidentonderzoek bewaren wij afzonderlijk, met beperkte toegang, tot de afwikkeling of toepasselijke wettelijke termijn. Deze uitzondering geldt alleen voor de relevante gegevens en is geen reden alle klant- of prospectgegevens onbeperkt te bewaren. Kopieën in back-ups worden niet opnieuw actief gebruikt en lopen uit volgens de toepasselijke back-upcyclus; bij herstel passen wij noodzakelijke verwijderingen opnieuw toe.

8. Beveiliging en internationale verwerking

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen afgestemd op risico en gegevenssoort. Ons beleid omvat beperkte toegang op basis van noodzaak, zorgvuldig toegangsbeheer, veilige overdracht, actualisering en het beperken van gedeelde gegevens. Geen systeem is volledig risicovrij. Vermoed je misbruik of een datalek, neem dan direct contact op. Wij beoordelen incidenten en melden ze aan de toezichthouder en betrokkenen wanneer de wet dat vereist.

Onze leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Ons uitgangspunt is dat een doorgifte alleen plaatsvindt met een geldige grondslag volgens hoofdstuk V AVG: een toepasselijk adequaatheidsbesluit, of passende waarborgen zoals de Europese standaardcontractbepalingen met een beoordeling van de doorgifte en aanvullende maatregelen waar nodig. Wij gaan niet uit van uitsluitend Europese opslag omdat een leverancier een Europese regio aanbiedt. Voor verwerking namens ons sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst en beoordelen wij relevante subverwerkers. Je kunt via ons contactadres informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan opvragen; vertrouwelijke informatie kan daarbij worden afgeschermd.

9. Jouw rechten en wijzigingen

Je kunt vragen om inzage, een kopie, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Waar de wettelijke voorwaarden gelden kun je bezwaar maken of gegevensoverdraagbaarheid vragen. Op toestemming gebaseerde verwerking kun je voor de toekomst intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft rechtmatig. Bezwaar tegen direct marketing wordt altijd gevolgd. Andere rechten kunnen worden begrensd door bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht of rechten van anderen; wij leggen een eventuele weigering uit.

Mail je verzoek naar studio@goodunusual.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Als een verzoek complex is of er veel verzoeken zijn, kunnen wij met maximaal twee maanden verlengen; binnen de eerste maand vertellen wij je waarom. Wij vragen alleen aanvullende identificatie als dat redelijkerwijs nodig is; stuur niet ongevraagd een kopie identiteitsbewijs. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij helpen je ook graag rechtstreeks. Bij een wezenlijke wijziging van onze verwerking werken wij deze verklaring bij en informeren wij betrokkenen waar nodig afzonderlijk. Deze versie is vastgesteld op 30 oktober 2026.